giovedì 23 gennaio 2025

Come lavorare da casa in modo "smart"

Lavorare da casa è fantastico: non spreco tempo né benzina per andare in ufficio, non ci sono voci o rumori che mi impediscono di concentrarmi obbligandomi a indossare le cuffie a cancellazione di rumore con una musica meditativa tale da estraniarmi dal mondo a tal punto che, quando qualche collega ha bisogno di interpellarmi, è costretto a gesticolare vistosamente davanti a me per attirare la mia attenzione... :-) Sarebbe ancora più bello poterlo fare sempre o quasi, visto che la maggior parte delle mie mansioni non richiede la presenza in ufficio, ma purtroppo gli accordi che ho sottoscritto con l'azienda non mi permettono di "allargarmi" più di tanto.

È fantastico sì... ma può essere anche pesante: non avendo distrazioni capita che vada avanti per delle ore senza schiodarmi dalla mia postazione, e lo smartwatch ogni tanto vibra consigliandomi di alzarmi e fare due passi. A volte stacco più tardi dell'ora a cui rientro a casa dall'ufficio... e tieni presente che si tratta di un'oretta di strada!

Stasera condivido la traduzione dei consigli per lavorare da casa pubblicati sul sito del servizio di cloud storage Dropbox. Ovviamente il signor Dropbox tira l'acqua al proprio mulino rimarcando quanto le funzionalità del servizio che offre si sposino bene con le esigenze dei telelavoratori... ma noi abbiamo un account Microsoft Office 365 aziendale, e praticamente tutto quello che si può fare con Dropbox lo facciamo utilizzando Teams, OneDrive, etc.

Scopri come lavorare da casa in modo efficace, restando in contatto con i colleghi e mantenendo la tua casa veramente "casa tua".
Come lavorare da casa in modo efficace
Dato che gli uffici e il lavoro moderni diventano sempre più digitalizzati, l'opzione di lavorare da casa è sempre più popolare fra i lavoratori di tutto il mondo. Secondo Global Workplace Analytics, 5 milioni di persone lavorano da casa solo negli Stati Uniti, almeno il cinquanta per cento delle volte. Mentre molti lavorano da casa per scelta, passare all'improvviso al lavoro da casa senza preparazione può essere scoraggiante o addirittura dirompente. Se ti stai preparando a creare presto un ufficio in casa e a diventare un lavoratore da remoto, è fondamentale iniziare con il piede giusto.
Sulla carta, i vantaggi del lavoro da casa possono sembrare un sogno. Puoi evitare il tragitto casa-lavoro, lavorare in pigiama e pranzare quando vuoi. Tuttavia, i veterani del telelavoro e del lavoro da casa sanno che la realtà non è affatto rilassante. Può essere una vera lotta trovare a casa lo stesso ritmo di lavoro che troveresti in ufficio. Potresti non avere nemmeno una vera scrivania in casa, o potresti ritrovarti facilmente distratto da animali domestici, familiari e bucato! Può anche essere molto difficile staccare dal lavoro quando lavori da casa. Questo perché lavorare da casa può avere un impatto psicologico sulla tua vita, poiché la tua casa diventa inestricabilmente legata al lavoro. Con le giuste abitudini, tuttavia, puoi assicurarti di eccellere nel lavoro da casa mantenendo separata la tua vita domestica.
Crea spazi di lavoro e di "non-lavoro"
Innanzitutto, hai bisogno del giusto spazio di lavoro. Anche se oziare a letto con un laptop può sembrare allettante, non avere il giusto ambiente di lavoro può davvero influire sulla tua concentrazione. Ritagliati uno spazio specifico in casa come tuo spazio dedicato all'ufficio, dove puoi davvero concentrarti o immergerti nel lavoro. Potrebbe essere semplice come un angolo di una camera da letto o anche una sedia al tavolo della cucina su cui di solito non ti siedi. Qualunque cosa sia, dovrebbe essere un posto che di solito non useresti mentre sei a casa, in modo da poter collegare psicologicamente quello spazio con una mentalità lavorativa piuttosto che semplicemente rilassarti a casa. Questo può essere di grande aiuto quando si tratta di sedersi e di entrare nel flusso, e anche di mettere da parte il lavoro alla fine della giornata.
Assicurati di essere attrezzato
L'attrezzatura può spesso essere un pensiero che si rimanda fino al giorno in cui sei bloccato sul divano con solo il tuo laptop e un mucchio di schede o documenti aperti su uno schermo. Quando lavori da casa, hai bisogno di una configurazione tecnica che ti consenta di lavorare come faresti normalmente in ufficio. Che si tratti di uno schermo extra, di un mouse e una tastiera separati, o anche solo di una scrivania adeguata, avere gli strumenti adatti è essenziale. Se hai intenzione di lavorare da casa regolarmente, è nell'interesse del tuo datore di lavoro che tu sia equipaggiato per farlo.
Controlla la politica del tuo datore di lavoro sul lavoro da casa e sulle attrezzature, e assicurati di avere tutto ciò di cui hai bisogno. Anche se le tue esigenze varieranno a seconda del tuo ruolo, potrebbe valere la pena verificare se qualcuno dei seguenti articoli sarà necessario nella tua funzione quotidiana e se puoi accedervi da casa:
  • Monitor
  • Mouse
  • Tastiere
  • Cavi/adattatori per display
  • Schermi per la privacy
  • Cuffie
  • Supporti per laptop
  • Caricabatterie
  • Sedia ergonomica
Tieni presente che questo include anche avere i file giusti e la connessione Internet. Se per qualsiasi motivo non sei in grado di accedere alla rete aziendale da casa, devi comunque essere in grado di lavorare. Con i file archiviati in Dropbox, puoi facilmente lavorare da remoto offline perché puoi selezionare i file da archiviare nell'archiviazione locale e nel cloud. Quando vai offline, i tuoi file saranno lì pronti per essere utilizzati, e saranno anche sincronizzati con le versioni online una volta che sarai di nuovo connesso. Non dovrai preoccuparti di rimanere senza connessione, anche se ciò significa avere una scusa in meno per finire prima.
Mantieni il tuo programma di lavoro
Una volta che hai impostato il tuo ufficio in casa, è ora di mettersi al lavoro. Un errore comune quando inizi a lavorare da casa è che potresti scegliere di scambiare il tempo del tragitto casa-lavoro con un po' di sonno extra. Il fatto è che rotolare fuori dal letto e andare direttamente al lavoro può essere piuttosto sconvolgente. Per iniziare bene, assicurati di prepararti proprio come se stessi andando in ufficio, anche se è una giornata informale. Quando stabilisci dei rituali per entrare e uscire dalla modalità lavoro, nello stesso modo in cui un tragitto casa-lavoro ti preparerebbe per la giornata che ti aspetta, diventi mentalmente pronto. E se lo pianifichi bene, puoi prenderti del tempo di qualità per te stesso con una passeggiata con il tuo caffè (o il tuo cane) prima di sistemarti per affrontare la tua giornata nel tuo spazio di lavoro domestico.
Fai delle pause
Una volta che sei nel flusso, dovresti anche assicurarti di fare delle pause. Le normali giornate in ufficio sono costellate di viaggi tanto necessari in sala relax per un caffè, di incontri con i colleghi alle loro scrivanie e di altre leggere distrazioni. Mentre probabilmente farai dei viaggi in cucina per un caffè e degli spuntini, è troppo facile cadere in un modello di lavoro continuo senza tempi morti quando lavori da casa. Anche se la tua concentrazione potrebbe migliorare lavorando da casa senza altre persone intorno, hai comunque bisogno di tempo extra per fare delle pause e rilassarti, e dovresti prenderti quelle pause.
Termina la giornata lavorativa
Fondamentale per lavorare nel tuo ufficio domestico è essere in grado di lasciare il lavoro alla fine della giornata. Anche se può sembrare che lavorare da casa possa far pendere l'equilibrio tra lavoro e vita privata a favore di quest'ultima, spesso può avere l'effetto opposto. Una volta che riesci a lavorare efficacemente da casa, devi assicurarti di essere in grado di staccare dal lavoro. Stabilisci un orario definito per terminare le tue ore di lavoro, proprio come faresti in ufficio. È come iniziare la giornata: hai bisogno di un rituale che ti aiuti a calmarti e a uscire dalla modalità lavoro. Esercizi leggeri o lettura sono metodi comuni per rilassarsi, ma assicurati di trovare ciò che funziona meglio per te. Questo è fondamentale, non solo per rilassarti e riprenderti prima del lavoro del giorno successivo, ma anche per goderti una vita personale sana e completamente separata dal lavoro.
Come rimanere in contatto con il tuo team da remoto
Anche se tu e il tuo team lavorate tutti da casa, è importante rimanere connessi e aggiornati come se foste in ufficio. Molte persone sono già abituate a lavorare con dipendenti o colleghi da remoto in uffici o sedi diverse e sono consapevoli di quanto sia importante una buona comunicazione per i team da remoto. Per altre persone, tuttavia, lavorare da casa può rendere solitari. Una volta che la novità di non dover andare in ufficio svanisce, può spesso significare trascorrere molto tempo da soli o condividere lo spazio di lavoro con la famiglia. È fondamentale continuare a cercare modi innovativi per comunicare con il tuo team in modo efficace, ma anche efficace per le tue circostanze specifiche.
Usa strumenti condivisi per lavorare insieme
Il modo migliore per lavorare a stretto contatto con i tuoi colleghi, anche se sono lontani, è lavorare usando strumenti digitali. Lavorando in spazi di lavoro condivisi e intelligenti, tutti nel tuo team possono lavorare insieme direttamente, rimanendo aggiornati sui progetti. In Dropbox Paper, puoi condividere documenti con il tuo team e lavorarci insieme online, senza dover inviare e-mail o unire file. Se è necessario fare qualcosa, puoi semplicemente menzionare uno dei membri del tuo team in una parte pertinente del documento per avvisarlo. È un modo più semplice ed efficace per rimanere in contatto con il tuo team e collaborare meglio, sia dentro che fuori dall'ufficio. Puoi anche usare Dropbox Capture per condividere il lavoro tramite messaggi video, un ottimo modo per ridurre riunioni ed e-mail.
Trasforma le riunioni in videoconferenze
Sebbene lavorare da casa possa sicuramente eliminare molte riunioni inutili dalla tua agenda, può anche rendere più impegnative quelle che contano. Alcune conversazioni sono state storicamente più efficaci di persona che al telefono, e ci possono essere anche interazioni o sfumature sottili che vengono perse quando si lavora da casa. Tuttavia, usare la videoconferenza può davvero aiutare a colmare questa lacuna. Che si tratti di una riunione aziendale o di un allineamento di progetto con un collega, il video rende le riunioni più efficaci e ti mantiene connesso a livello visivo e uditivo con il tuo team. Con app come Zoom integrate in Dropbox, è facile impostare videoconferenze o usarle come parte regolare del tuo solito lavoro. Se qualcuno vuole discutere rapidamente di qualcosa su un documento, puoi richiedere e avviare chiamate Zoom con loro direttamente da Dropbox.
Usa canali di chat comuni
Sappiamo tutti che la tecnologia rende naturale per i membri del tuo team o parti della tua organizzazione stare per conto proprio, che siano in ufficio o meno. Un modo per incoraggiare e migliorare la comunicazione è usare un software di messaggistica istantanea per ufficio, come Slack. Mentre aiuta a creare un senso di urgenza per quanto riguarda le comunicazioni tra i singoli membri del team, apre anche nuove opportunità per comunicare e socializzare con altri colleghi. Utilizzando Slack con Dropbox, puoi creare canali esclusivi con i membri del team, con l'intero ufficio o con il tuo team per l'aperitivo dopo il lavoro: la scelta è tua.
Di' di più, non di meno
Quando non incontri costantemente i membri del tuo team nei corridoi o a pranzo, c'è molta preziosa interazione sociale che all'improvviso scompare. Il modo migliore per compensare la mancanza di comunicazione fisica in ufficio è semplicemente comunicare di più quando non ci sei. Fai di tutto per programmare dei check-in con i membri del tuo team per parlare dei progetti in corso, usando strumenti come Slack e Zoom. E tieni presente che non deve essere sempre lavoro: non aver paura di contattare socialmente i colleghi online come faresti in ufficio. La maggior parte dei software di messaggistica istantanea per ufficio presenta emoji e tastiere GIF per rendere le tue conversazioni un po' più spensierate. In Dropbox, puoi persino usare le emoji nei documenti per aggiungere calore e personalità alle tue chat.
Le gioie del lavoro da casa
Sebbene all'inizio possa sembrare scoraggiante per alcuni, c'è un motivo per cui così tante persone stanno già scegliendo di lavorare da casa oggi. Non c'è il pendolarismo, l'orario è flessibile e puoi goderti la libertà di stare a casa tua, con più tempo per te e i tuoi cari. La parte migliore? Con l'approccio e gli strumenti giusti, non è difficile realizzare ciò che lo rende così attraente per così tanti telelavoratori. Con un ambiente di lavoro domestico adeguato e forti connessioni con i colleghi online, la transizione al lavoro da casa può essere semplice e piacevole, una cosa a cui potresti non voler rinunciare.

[La vignetta che apre il post è di Work Chronicles, il cui calendario 2025 rallegra la mia scrivania dell'ufficio]

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